Secretaria de dirección

¡Únete a la Comunidad Anáhuac Mayab! (Km 15.5, Carr. Mérida - Progreso, 97302 Mérida, Yuc.) Somos una Universidad innovadora con la mejor infraestructura en el Sureste Mexicano. Enfocados en la formación integral de personas que ejerzan su liderazgo y contribuyan positivamente a la transformación de la sociedad. Buscamos: Secretaria de Dirección ¿QUÉ OFRECEMOS? Sueldo fijo quincenal Prestaciones de ley y superiores (seguro de vida, seguro de gastos médicos mayores, fondo de ahorro, aguinaldo 30 días, plan de pensión, vales de despensa) Capacitación constante Contrato indeterminado con base a desempeño MISIÓN DEL PUESTO Ejecutar y dar soporte a las actividades administrativas y operativas de la Dirección, mediante la gestión eficiente de agendas, documentación, atención a usuarios y control de procesos internos, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos institucionales bajo estándares de calidad, servicio, confidencialidad y mejora continua. FUNCIONES PRINCIPALES Administrar la agenda de la persona titular de la Defensoría, coordinando citas, reuniones, comparecencias, sesiones de mediación y demás actividades institucionales, con la finalidad de asegurar el seguimiento oportuno de los asuntos del área. Brindar atención inicial, presencial, telefónica y por medios electrónicos, a las personas usuarias de la Defensoría, proporcionando información general sobre el servicio, orientando sobre requisitos básicos y canalizando las solicitudes conforme a los procedimientos institucionales. Integrar, organizar, actualizar, digitalizar y resguardar expedientes físicos y electrónicos de los asuntos atendidos por la Defensoría, asegurando el control documental, la localización de información y la confidencialidad de los datos. Registrar, actualizar y dar seguimiento administrativo a los asuntos de la Defensoría en los controles, bases de datos o sistemas institucionales autorizados, incluyendo fechas de recepción, estatus, actuaciones, reuniones y cierre de asuntos. Elaborar, revisar y dar formato a oficios, correos institucionales, minutas, constancias, reportes, solicitudes y demás documentos administrativos requeridos por la Defensoría, cuidando la redacción, presentación y confidencialidad de la información. Apoyar en la logística, preparación de espacios, integración de materiales y control de asistencia para reuniones, sesiones de trabajo, mediaciones, capacitaciones o actividades institucionales de la Defensoría. Administrar los insumos, papelería y materiales de oficina asignados a la Defensoría, realizando controles periódicos de inventario y gestionando oportunamente las solicitudes de reposición necesarias para la operación del área. NIVEL MÍNIMO DE ESTUDIO Y ÁREA(S) DE ESTUDIO Medio Superior en Indistinto. EXPERIENCIA LABORAL Indispensable - Actividades secretariales, excelente ortografía y redacción - 1 a 3 años CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y/O CERTIFICACIONES Indispensable - Ortografía y redacción Indispensable - Conocimiento y uso de material y equipo de oficina Indispensable - Paquetería Office 365 Deseable - Manejo de agenda a nivel directivo OTROS REQUISITOS Actitud de servicio Discreción y manejo de información confidencial Disponibilidad para realizar actividades administrativas y de apoyo operativo Adaptabilidad a procesos institucionales Experiencia en apoyo administrativo y atención a usuarios en entornos institucionales, preferentemente en universidades, áreas jurídicas, defensorías, recursos humanos o instancias de atención y acompañamiento. Horario laboral: Lunes a viernes de 10 am a 7 pm Interesados, favor de postularse por este medio.